Slavnostnímu festivalovému koncertu předcházelo jednání umělecké rady orchestru, kterého se zúčastnili jak ředitel KSO Alois Ježek, dále dramaturg Zdeněk Pachovský a Ivana Pekárková, tak i externí spolupracovníci a zároveň představitelé českéhu hudebního života – významná česká skladatelka Sylvie Bodorová, ředitel festivalu Pražské jaro Roman Bělor, světově proslulý dirigent Libor Pešek a vedoucí hudebního managementu na pražské HAMU, muzikolog Jiří Štilec.

Na setkání byly pozitivně hodoceny dosavadní umělecké i organizační výsledky tandemu Alois Ježek – Jiří Stárek a zároveň členové výboru schválili základní dramaturgickou koncepci dalších sezón KSO. V diskusi se hovořilo i o způsobech navazování kontaktu s mladou posluchačskou generací a o dalších problémech. Otevřeně pak tyto otázky zazněly ještě jednou ve dvoraně Grandhotelu Pupp, kdy na setkání představitelů KSO a umělecké rady přišla primátorka Města Karlovy Vary Veronika Vlková. Zejména dirigent Libor Pešek, který má ze své předchozí praxe v Royal Liverpool Philharmonic Orchestra velké zkušenosti jak s vedením orchestru, tak s oblastí PR a marketingu, hovořil o práci KSO, jeho managementu i o jeho umělecké úrovni velmi pochvalně. Zdůraznil i potřebu stability pro další sezóny. “Je jen málo míst v České republice, které mají takový vzácný drahokam, jako je Karlovarský symfonický orchestr, a tak jsme opravdu rádi, že Vy jako nejvyšší představitelka města věnujete tomuto tělesu pozornost. Moc Vás prosím o to, abyste si našla k tomuto tělesu skutečně srdečný vztah,“ řekl nositel vysokého britského „rytířského“ vyznamenání a dirigentská hvězda Libor Pešek.

Ředitel orchestru Ježek pak povrdil, že primátorka se snaží pro těleso udělat maximum a že má jako ředitel tělesa na radnici dveře kdykoliv otevřeny. Po tomto setkání následoval v hlavním sále Grandhotelu Pupp večerní zahajovací koncert.